Elektronische correspondentie kan erg nuttig zijn voor
toekomstige generaties biografen en historici. De Britse Nationale
bibliotheek voegt daarom als eerste ter wereld e-mailberichten aan haar
archieven toe. Al is dat makkelijker gezegd dan gedaan.
Een brief is eenvoudig te bewaren, omdat informatiedrager en inhoud
niet van elkaar te scheiden zijn. Om een e-mailbericht te lezen heb je
een welbepaald e-mailprogramma nodig, dat op zijn beurt van een
specifiek besturingssysteem afhankelijk is. Dat besturingsysteem draait
alleen op een welbepaald computerplatform. Staat de e-mail op een
extern opslagmedium, zoals een cd-rom of een diskette, dan is er ook
nog een specifiek leestoestel nodig. Je moet dus niet alleen de “brief”
bijhouden, maar ook de machine waarmee hij kan worden “gelezen”. Door
de snelle evolutie in software en hardware zijn digitale bestanden vaak
al na een decennium niet meer te raadplegen. Wie de reflex heeft om
zijn e-mail correspondentie digitaal te bewaren, is er aan voor de
moeite.
——————————————————————————————————–
——————————————————————————————————–
De Britse Nationale
Bibliotheek stelde in oktober een curator aan die zich uitsluitend zal
bezighouden met het verzamelen en bewaren van elektronische
briefwisseling. De bedoeling is om vooraanstaande schrijvers,
wetenschappers en staatslieden op het belang van hun e-mailberichten te
wijzen. Tegelijk roept de bibliotheek het publiek op om het bezit van
nog werkende verouderde computers te melden, om op die manier
archaïsche bestanden te kunnen openen.
De computermuseum-strategie
Een foute aanpak,
vindt Filip Boudrez, een van de onderzoekers van het eDAVID-project
(Digitale Archivering in Vlaamse Instellingen en Diensten), dat eind
vorig jaar zijn aanbevelingen presenteerde. ,,Dat noemen wij de
‘computermuseum-strategie’. Het is een omslachtige methode, die niet
geschikt is voor langetermijnbewaring. Je bent totaal afhankelijk van
de levensduur van computeronderdelen. Na 10 jaar wordt het al
problematisch om nog vervangonderdelen voor een computer te vinden. Er
zijn veel voorbeelden bekend van computerconfiguraties die nog
functioneren, maar waar 1 bepaald onderdeel ontbreekt. Daarom kiezen
wij voor migratiesoftware, die documenten overzet van een
bedrijfsformaat naar een open bestandsformaat. Die strategie zou ook de
Britse bibliotheek moeten volgen.”
Microsoft vermijden
Filip Boudrez
beveelt aan om e-mails te archiveren als XML, HTML of PDF bestanden.
Die documenten kan je met allerlei computerprogramma’s openen. ,,Je
moet emails uit het emailsysteem exporteren en ze op de harde schijf
opslaan in een formaat dat geschikt is voor langdurige bewaring”, aldus
Boudrez. ,,XML is de beste optie maar helaas niet altijd haalbaar voor
de doorsnee computergebruiker. Toch zijn ook HTML en PDF een veel
betere keuze dan de vertrouwde programma’s. Stel dat er over 30 jaar
toch geen enkele applicatie meer is die XML of PDF zou kunnen lezen.
Omdat het open bestandsformaten zijn, zullen we dan nog steeds in staat
zijn een heel eenvoudige toepassing te schrijven die de documenten in
hun oorspronkelijke vorm op het scherm kan toveren.”
,,Microsoft Word en
Microsoft Outlook zijn de slechts denkbare opties om documenten
langdurig te bewaren”, vervolgt Boudrez. ,,Je hebt niet de garantie dat je over 10 jaar nog
aan je eigen documenten kan, laat staan dat een biograaf er 100 jaar
later mee aan de slag kan. Bepaalde softwarepakketten zijn zodanig
ingeburgerd dat iedereen er van uitgaat dat die eeuwig en altijd zullen
blijven bestaan.”
Afdrukken van e-mails
Het archiveren van
e-mails wordt zo wel een tijdrovende bezigheid. Afdrukken is
makkelijker, geeft Boudrez toe. ,,Hoezeer je ook gaat automatiseren, de
gebruiker moet nog altijd actie ondernemen. Je moet eerst beslissen of
je een document wel of niet bewaart. Daarna moet je opgeven in welke
doelmap de bestanden moeten terechtkomen. Je moet het ook onder een
unieke naam opslaan, zodat je geen andere berichten uitwist.
Technologisch zijn we klaar, maar er is nog verandering nodig in de
hoofden van de mensen.”
,,Ik vrees dat er veel verloren zal
gaan”, besluit Boudrez. ,,Ik heb vorig jaar de biografie van Frans Van
Cauwelaert gelezen. Biograaf Lode Wils heeft daarvoor heel de
correspondentie doorgenomen die bewaard is in het Letterenhuis. Houdt
Guy Verhofstadt zijn persoonlijke e-mails bij? Ik betwijfel dat. De
neiging om op de delete-knop te drukken is vrij groot. Zeker als je
midden in een werkdag de waarschuwing krijgt dat je postbus vol is.”
© Kris De Decker
——————————————————————————————————–
Digitalisering is een vloek én een zegen voor biografen
,,Er worden bij
mijn weten nog geen biografieën gemaakt van mensen die e-mails
gebruikten”, zegt Stefan van den Bossche, wetenschappelijk medewerker
aan de Katholieke Universiteit Brussel en auteur van de biografie over
dichter Jan Van Nijlen (1884 tot 1965). ,,Ik vermoed dat toekomstige
biografen met een groot probleem zitten.”, aldus van den Bossche. ,,De
correspondentie van een auteur is een belangrijk werkmiddel voor een
biograaf, maar de meeste digitale communicatie gaat verloren. Ik merk
het ook bij mezelf. Ik heb een jaar of twee mijn e-mails bewaard, maar
ik ben daar intussen weer mee opgehouden. Het stapelt zich echt op.”
Kladversies
Ook het digitaal
aanmaken van teksten neemt biografen een werkmiddel uit handen. Van den
Bossche: ,,Als een werk biografisch relevant is, dan kunnen de
opeenvolgende kladversies wel interessant zijn. Zo heb ik bijvoorbeeld
kunnen vaststellen dat Van Nijlen het katholicisme gaandeweg wat
losliet: in de eerste versie van een gedicht stond er als titel
‘Allerheiligen’, achteraf maakte hij daar ‘November’ van. Dat zijn
kleine ingrepen die je biografisch kan duiden.”
Het
AMVC-Letterenhuis is het grootste letterkundig archief van Vlaanderen.
Het bewaart en exposeert archieven van Vlaamse schrijvers en
kunstenaars. Er zijn meer dan 1.500.000 brieven en handschriften te
vinden. Directrice Leen van Dijck is echter niet bang voor de toekomst.
,,Je moet werken met de dingen die je hebt. Ook vroeger hielden niet
alle auteurs hun kladversies bij. Dat is interessant studiemateriaal,
maar een auteur heeft anderzijds het recht om zijn werkproces verborgen
te houden. De meeste schrijvers maken overigens regelmatig een
uitdraai, waar ze dan correcties op aanbrengen.”
Telefoongesprek in tekstvorm
Bovendien kan
e-mail gedeeltelijk de schade herstellen die telefoon en transport
hebben aangericht. ,,Met de telefoon begon een periode waarin de
informatieve brief zo goed als verdwijnt”, aldus van Dijck. ,,Ook de
transportmogelijkheden zijn toegenomen. Mensen nemen sneller de trein
of de wagen of het vliegtuig om met elkaar af te spreken, en dan heb je
ook geen schriftelijk residu meer. Met e-mail heb je nu een beetje het
effect van de brieven van vroeger terug. Het is een ander soort
correspondentie, maar je kan ze bewaren. De inhoud van
telefoongesprekken gaat verloren. Maar we moeten de mensen er
natuurlijk bewust van maken dat het belangrijke informatie is.”
Uitgeprinte e-mails
,,Wij treffen nu al
in verschillende archieven uitgeprinte e-mails aan”, vervolgt van
Dijck. ,,Maar hoe we daar nu precies mee moeten mee omgaan, dat is nog
iets anders. Ik denk dat we daar binnen afzienbare tijd een soort van
richtlijn moeten voor gaan ontwikkelen. Gaan we de mensen adviseren om
hun e-mails uit te printen? Of geven we richtlijnen over hoe je ze het
best digitaal archiveert? Daar zijn we nog niet uit.”
© Kris De Decker
Foto’s : Laughing Squid / US Postal Service
Beide teksten verschenen ook in De Standaard van 12 november 2004
——————————————————————————————————–
Lees meer :
- Bewaard in de vlucht : de digitale vergeetput
- Bits en bytes laten zich niet bezitten : waar is de tweedehandsmarkt voor digitale producten?
- Sneller internet is onmogelijk : snellere verbindingen leveren slechts tijdelijk snelheidswinst op
- De fabrieken van het internet : hoeveel elektriciteit verbruikt het internet?
——————————————————————————————————–
www.lowtechmagazine.be 