Waar blijft het papierloze kantoor?

Met de komst van de computer ontstond het toekomstbeeld van het "papierloze kantoor", een visie die alleen maar aan kracht won toen later ook het internet en het elektronische boek raakten ingeburgerd. Maar het papierloze kantoor is er nog steeds niet.

Dat heeft weinig of niets te maken met vastgeroeste gewoontes, maar eerder met het feit dat papier voor bepaalde taken superieur is aan het digitale medium. En daar valt weinig aan te doen.

Illustratie: Computerwetenschapper Bob Braden op zijn kantoor in 1996. Foto: Carl Malamud.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

"We hebben veel verhalen gehoord over het papierloze kantoor, maar we hebben er nooit eentje gezien", schrijven Abigail Sellen en Richard Harper in hun boek The Myth of the Paperless Office (2003), de eerste uitgebreide studie naar hoe en waarom papier wordt gebruikt in een kantooromgeving. [1]

De auteurs onderzochten het gebruik van papier bij tientallen bedrijven, organisaties en vrije beroepen. "Overal waar we kwamen, was papier opgestapeld van muur tot muur, in elk kantoor en in elk type organisatie: ziekenhuizen, financiële instituten, onderzoekslaboratoria, telecommunicatiebedrijven, enzovoort."

De onderzoekers bezochten ook bedrijven en organisaties waar papier werd verbannen en ontdekten dat het werkproces daardoor in belangrijke mate werd gehinderd. Sommige werknemers gingen er zelfs toe over om stiekem papieren documenten "op te slaan" in de kofferbak van hun auto.

Recentere onderzoeken laten zien dat er intussen nauwelijks iets is veranderd. De auteurs van een studie uit 2012, die onderzoek deden in een administratieve afdeling van een universiteit en bij een aantal kenniswerkers, besluiten: "De meeste kantoren die we bezochten, waren min of meer volgepropt met papier". [2]

Ouderwetse praktijk?

Sinds de komst van de computer is papier een symbool van ouderwetse praktijken en oubollige technologie. Dat is begrijpelijk, want op het eerste gezicht maakt het digitale medium papier overbodig: je kan documenten lezen, schrijven, verzenden en archiveren in digitaal formaat.

Maar de praktijk is anders, zoals het bestaan van desktop printers en scanners al doet vermoeden: digitale documenten worden uitgeprint op papier, terwijl papieren documenten worden ingescand om ze om te zetten in een digitaal formaat.

Het digitale medium heeft papier dus niet vervangen; beide media worden naast en door elkaar gebruikt. Dat is vervelend, want het drijft zowel de kosten als het gebruik van grondstoffen op: bovenop het omhakken van bomen voor papierproductie komt er nu ook nog eens het elektriciteitsverbruik van het digitale medium bij.

Volgens techno-optimisten is het blijvend gebruik van papier te wijten aan het feit dat mensen zich verzetten tegen verandering, en dat het mensen en organisaties aan kennis ontbreekt van wat nieuwe technologie kan bieden.

Maar de hierboven aangehaalde onderzoeken laten zien dat het conservatisme van kantoormedewerkers helemaal niet zo irrationeel is: "Mensen gebruiken papier in bepaalde fasen van hun werk, niet omdat ze niet bereid zijn om te veranderen, maar omdat hen een alternatief wordt aangeboden dat niet alles biedt wat ze nodig hebben", aldus Sellen en Harper.

Uiteraard heeft papier belangrijke nadelen in vergelijking met het digitale medium: de archivatie ervan vraagt heel veel ruimte, papier vereist fysieke verzending, en het kan alleen lokaal worden gebruikt, door slechts één persoon tegelijk. Bovendien kan informatie op papier niet eenvoudig worden aangepast. Maar papier heeft ook unieke voordelen, die al te vaak worden genegeerd.

Lezen op papier

Een eerste vaststelling is dat mensen vrijwel unaniem de voorkeur geven aan het papieren medium als ze documenten lezen, tenzij die heel kort zijn. Dat heeft niet alleen te maken met de kwaliteit van het scherm. Papier vergemakkelijkt lezen in de werkomgeving om (hoofdzakelijk) drie redenen:

• Er kunnen notities en aantekeningen bij de tekst worden gemaakt. Dat is van belang voor het terugvinden van bepaalde passages, maar het maken van aantekeningen kan er ook voor zorgen dat een tekst beter begrepen wordt.

• Papier maakt een snelle en flexibele navigatie mogelijk, zowel in een document als tussen documenten onderling. Zeker op kantoor word een tekst zelden van begin tot eind gelezen. Een document wordt snel doorbladerd, er wordt met de vinger of duim een bepaalde bladzijde of passage gemarkeerd, er wordt heen en weer genavigeerd tussen verschillende secties van een document, er worden een index, bronnenlijst of tabellen gebruikt. De tastbaarheid van papier maakt dat er weinig visuele aandacht moet worden gegeven aan het omslaan en vasthouden van bladzijden. [3]

• Er kunnen makkelijk twee of meer verschillende documenten tegelijk worden geraadpleegd, bijvoorbeeld voor het controleren van feiten en cijfers, of bij het gebruik van bronnenmateriaal bij het schrijven van een tekst. Een papieren document kan snel naar het midden van het bureau worden gebracht, naast andere documenten worden gelegd, en flexibel worden georganiseerd en gereorganiseerd.

Hoewel ook digitale media al deze functies kunnen vervullen, doen ze dat op een duidelijk inferieure manier. Sommige elektronische media laten het toe om aantekeningen te maken, maar nooit met dezelfde flexibiliteit als op papier, waar alles mogelijk is.

Navigatie doorheen digitale documenten is traag en frustrerend: het leunt in grote mate op visuele handelingen, waardoor het lezen wordt onderbroken. Bovendien wordt er slechts één hand gebruikt. [5] Om dezelfde redenen is ook het openen van verschillende vensters op een computerscherm onhandig, een probleem dat nog wordt versterkt door de beperkte ruimte op het scherm.

Deze eigenschappen zijn belangrijk bij het schrijven van teksten, een activiteit die grotendeels digitaal gebeurt maar vrijwel altijd met ondersteuning van papieren documenten: eerdere versies van de tekst, bronnen waaruit wordt geciteerd, een schets voor de structuur van de tekst, enzovoort. Maar dezelfde voordelen spelen ook bij administratieve taken zoals het invullen van digitale formulieren of het uitvoeren van de boekhouding: papier maakt het veel makkelijker om schrijven en lezen te combineren.

Digitale informatie wordt ook steevast uitgeprint als het om instructies gaat voor het installeren van software of het oplossen van computerproblemen. Die informatie elektronisch raadplegen zou immers het continu wisselen tussen verschillende vensters vereisen.

Structureren van het werkproces

Papier helpt kantoor- en kenniswerk nog op andere manieren. De studie uit 2012 laat zien dat zowel administratieve medewerkers als kenniswerkers doelbewust stapels papier op of nabij hun bureau plaatsen. Deze stapels papier -- die bestaan uit uitgeprinte documenten en e-mails, vaak ook nog voorzien van geschreven aantekeningen -- herinneren hen aan bepaalde zaken en bereiden hen voor op specifieke taken.

Sommige stapels papier worden centraal bewaard, bijvoorbeeld vlak naast de computer: deze betreffen taken die onmiddellijk moeten worden uitgevoerd, vaak in een bepaalde volgorde. Andere stapels papier, die te maken hebben met taken waaraan op een latere datum wordt gewerkt, liggen verder weg.

Kortom, papieren documenten vertegenwoordigen de sequentie waarin taken worden afgehandeld en structureren dus het werkproces. Daarbij hebben ze ook een motiverend element: een stapel papier op een bureau valt niet te negeren. Hoewel computers soortgelijke functies bieden voor het organiseren van informatie, schieten die alweer duidelijk te kort als er een vergelijking wordt gemaakt met papier.

Je kan wel digitale "mappen" rangschikken op het "bureaublad", maar je kan bijvoorbeeld geen mappen op elkaar stapelen. Ook maakt een digitale map niet duidelijk hoeveel documenten erin zitten. Bovendien is al die informatie tijdelijk verdwenen als de computer wordt uitgezet.

Sociale interactie

Een derde alledaagse kantoorpraktijk waarbij papier heel vaak wordt gebruikt, is de uitwisseling van informatie. Zo blijkt dat meer dan de helft van de conversaties en de meerderheid van de vergaderingen worden ondersteund door papieren documenten. Bij het gebruik van papier kan iedereen zien welke acties de anderen nemen ten aanzien van een document. Het is duidelijk als iemand het document doorbladert, naar een figuur op een bepaalde bladzijde wijst, enzovoort.

Als iedereen met een laptop of tablet in de vergadering zit, dan ontbreekt deze non-verbale communicatie, wat de interactie bemoeilijkt. In andere situaties blijkt het handmatig afleveren van een papieren document vooral een excuus om alvast even over het document te praten.

Verder blijkt papier ook het uitverkoren medium te zijn bij het snel noteren van ideëen, alsook bij het plannen en denken. Papier is snel toegankelijk, zowel voor schrijven als lezen. Een papieren document moet niet worden opgestart, geactualiseerd, of opgeladen. Kortom, een papierloos kantoor zou even onhandig zijn als een "digitaalloos" kantoor.

Het kantoor van de toekomst

Kunnen de tekortkomingen van het digitale medium worden opgelost? Dat is weinig waarschijnlijk. Zowel de nadelen als de voordelen van het digitale medium komen immers voort uit precies dezelfde eigenschappen. Bijvoorbeeld het feit dat een elektronisch document nauwelijks plaats inneemt, is zowel een voordeel (er kan heel veel informatie worden opgeslagen op heel weinig plaats) als een nadeel (een digitaal document wordt gauw vergeten).

De onderzoekers suggereren wel een aantal verbeteringen, zoals computers met manuele knoppen en hendels om doorheen digitale documenten te navigeren. Verbeterde software zou het makkelijker kunnen maken om een overzicht te krijgen van wat er zich allemaal op de harde schijf van de computer bevindt.

Het gebruik van meerdere computerschermen (of een groter computerscherm) maakt het mogelijk om verschillende digitale documenten tegelijk te gebruiken, wat de navigatie aanzienlijk kan verbeteren. Maar helaas vergeten de wetenschappers daarbij te vermelden dat daardoor het energieverbruik de hoogte in schiet, aangezien het scherm het meest energie-instensieve onderdeel is van een computer.

Beide studies argumenteren dat papier een belangrijke rol zal blijven spelen op kantoor. De auteurs adviseren bedrijven om zich te richten op systemen die het digitale en papieren medium zo goed mogelijk met elkaar proberen te verzoenen, in plaats van systemen die er op gericht zijn papier te vervangen.

Dat kan bijvoorbeeld door papier toe te laten voor projecten waar mensen op een bepaald moment aan werken, terwijl archivatie op langere termijn uitsluitend digitaal gebeurt. Hoe kantoorwerk dan duurzamer kan worden, is een vraag die we in een volgend artikel proberen te beantwoorden.

Kris De Decker

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bronnen en noten:

[1] The Myth of the paperless office, Abigail J. Sellen en Richard H.R. Harper, 2003

[2] Mundane materials at work: paper and practice. Sari Yli-Kauhaluoma, Mike Pantzar and Sammy Toyoki, 2012

[3] Dat mensen liever op papier lezen, werd ook aangetoond voor het lezen van romans. De lezer van een papieren boek bouwt onbewust een mentale kaart op van een boek. Het brein weet bijvoorbeeld dat een bepaalde passage ergens vooraan in het boek staat, onderaan de linkerpagina. Een elektronisch boek biedt deze ruimtelijke aanwijzingen niet. Onderzoekers toonden aan dat lezers van een papieren boek daarom het verhaal beter in zich opnemen. Zie "The Reading Brain in the Digital Age: The science of paper versus screens", Ferris Jabber, 2013.

[4] Bewaard in de vlucht, Knack/Lowtech Magazine, Kris De Decker, 2001

[5] Tablet computers zijn op dit vlak een verbetering.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Comments

[Geplaatst door: Mark]

(1)

Voor literatuur binnen de wetenschap is de digitale versie superieur. Je hebt een stuk sneller juiste artikel voor je neus t.o.v. papieren archief. Een zoekfunctie is ideaal, zeker als je een bepaalde passage terug wilt vinden in een dik boek. Dat alles compenseert het moeilijker lezen van een scherm. Meerderen artikelen naast elkaar open gaat prima. Probeer maar eens op je bureau 10 geprinte artikelen naast elkaar te leggen.

[Geplaatst door: Emiel Arron]

(2)

Ik ben 57 jaar en 35 jaar actief als free lance consultant in bio wetenschappen & technologie .Het valt mij wel op dat de papierhoop 30 jaar geleden aanzienlijk minder groot was omdat er destijds minder administratie was Ik denk dan ook dat de overheid en grotere bedrijven dringend de administratie moeten herbekijken .Elke opdracht vraagt vandaag enorme administratieve rompslomp , zodat iedereen toch maar juridisch perfect gedekt zou zijn . Tevens alle iso en kwaliteitslabels , kwaliteitsonderzoek om toch maar het waardeloze certificaat te verkrijgen of te behouden dragen hiertoe bij .Terug naar de economische basics en naar kleinere operationele bedrijven , waar rendement het belangrijkste is en niet langer het "mooie complete dossier " primeert op het resultaat en werkbaarheid .

[Geplaatst door: Stefan]

(3)

Manuele knoppen om door content te bladeren heb je al zo lang als toetsenborden bestaan: pijltjes, page up, page down, home, en end knoppen worden door elk fatsoenlijk programma ondersteund. Maar het merendeel van de gebruikers loopt te klooien met de muis...

Het enige echte punt waarom dingen uitgeprint worden (buiten makkelijker lezen wat op een e-ink scherm bijna net zo goed gaat) is dat mensen de natuurlijke neiging hebben om informatie op een fysieke lokatie te plaatsen en deze vast willen kunnen pakken. Hoe je het ook wend of keert, we hebben miljoenen jaren evolutie achter de rug die ons geleerd heeft om onze handen en directe omgeving te gebruiken om ons denkproces te ondersteunen.

De enige manier om dit op te lossen is dus aan die natuurlijke neigingen toe te geven: virtuele documenten werken alleen in een virtual reality die goed genoeg is om het redelijk natuurlijk aan te laten voelen.

In een virtueel kantoor kun je digitale documenten op een lokatie en op elkaar leggen, kunnen ze zodanig vormgegeven worden dat de dikte aangeeft hoeveel pagina's het document heeft, kunnen ze fysiek doorbladerbaar gemaakt worden (niet met een knop, maar door fysieke bewegingen).

Die bewegingen hoeven niet perse precies hetzelfde te zijn als de natuurlijke bewegingen, zolang ze maar fysiek en op een bepaalde manier logisch zijn. Een pagina vastpakken om deze om te slaan hoeft niet perse, je kunt bijvoorbeeld ook met je hand naar links of rechts vegen over het document. In een hoekje van een pagina knijpen kan een ezelsoor maken en verwijderen. Om maar voorbeelden te noemen, van bewegingen die anders zijn dan in de echte wereld maar wel door onze hersenen als logisch en natuurlijk begrepen kunnen worden.

[Geplaatst door: Johan G.]

(4)

Probleem met de user interfaces is dat ze niet compatibel zijn met de mens. Toch niet met deze mens. Mijn hersens werken in 3D, met voorwerpen die niet van afmetingen veranderen en waarvan ik kan vermoeden waar ik ze fysiek gelaten heb. Het visuele geheugen qua.

Op een computer zijn er geen visueel herkenbare referenties (kamer, kast, legplank, kaft, ...) 'waar' de dingen ergens 'zijn'. De directories worden afhankelijk van het 'window' op de realiteit steeds (ergens) anders afgebeeld. Een beetje smaller, analfabetisch geklasseerd, met of zonder datum, extentie, ... je moet dus elke keer opnieuw beginnen zoeken in plaats van dat document gewoon te nemen.

Er is dus een gat in de markt die 3D-spel-gewijs me een virtueel kantoor op mijn scherm tovert zodat ik de dingen kan afbeelden zoals ik dat wil : met saaie kasten, etc. Misschien dat ik het papier dan echt kan loslaten.

Notities nemen kan al redelijk met foxit pdf reader iplv de acrobat reader. Door mekaars scherm te zien kan je vergaderen met de documenten erbij.

We komen er wel, enkel die UI-nog.
(anders hangen we eeuwig en 3 dagen vast aan zoekmachines. die werken ook, maar lossen het gevoel van reddeloosheid niet op)

[Geplaatst door: plastronneke]

(5)

Interessant artikel :)

Er wordt door ecologen veel gehamerd op het papierverbruik in het kantoor. Maar ik hoor bijzonder weinig over de vele kilo's reclame die wij jaarlijks in onze brievenbus krijgen (en dan nog vaak met omhulsel uit plastic). Ik denk dat ik ongeveer evenveel papieren reclame in de bus krijg als ik papier professioneel zelf verbruik (vrij beroep).

hoewel er natuurlijk ook veel 'verbetering' mogelijk is in het kantoor. Ik vermoed dat de ontwikkeling van de technologie nog een stuk verder kan en dus ook meer kantoor-gericht (dus enkele voordelen van papier zouden nog technologisch kunnen). Langs de andere kant vraag ik me toch ook wel af wat ecologisch het meest doorweegt: het papier of het energieverbruik en productie van al die elektronische toestellen.

[Geplaatst door: Stefan]

(6)

Die kilo's reclame die je jaarlijks in de brievenbus krijgt zijn je eigen keuze. Je kunt ook een ja/nee of nee/nee sticker op je brievenbus doen...

Op kantoor zijn er echter zat dingen die gewoon niet praktisch werken zonder papier en waar je dus niet echt een keuze hebt als je fatsoenlijk wilt werken. Aan de andere kant heb ik ook meegemaakt dat kantoren een algemeen email adres hebben en mailtjes die ze daarop binnen krijgen uitprinten en in postvakjes doen in plaats van gewoon het mailtje door te sturen naar de email van de persoon waar het voor bedoeld is...

Met het energieverbruik heb je wel een punt. PC's waar de werknemers op werken kunnen tegenwoordig heel energiezuinig zijn, maar het de hele server structuur erachter kost nogal wat stroom. En als je echt papierloos wilt gaan zullen werknemers in Virtual Reality moeten werken en dan gaan die PC's ook een stuk extra energie gebruiken.

[Geplaatst door: plastronneke]

(7)

@Stefan:

Bij de meeste mensen wel, bij ons jammer genoeg niet. Wij wonen in een grote appartementsblok, en daar worden die stickers steevast verwijderd ... anders hadden we dit al lang gedaan. (los daarvan kan je je wel afvragen of die hoe dan ook niet overbodig is voor de gehele bevolking - hoewel ik ook wel weet dat reclame voor de, vooral grote, bedrijven best wel goed werkt)

[Geplaatst door: mathias]

(8)

Interessant artikel, en ook herkenbaar.

Ik probeer er als zelfstandige op te letten om zo weinig mogelijk te printen. 80% van mijn administratie is digitaal denk ik, met 1 pak (gerecycleerd) printpapier doe ik 2 à 3 jaar.

Maar voor bepaalde taken kan er niets typen aan wat vellen papier.

Voor mijn planning, agenda, tekeningetjes,... verkies ik een schriftje boven een smartphone.

Werkt altijd, kan tegen een stootje en supersnel.

[Geplaatst door: kris de decker]

(9)

@ Mark (#1)

Je schrijft: Dat alles "compenseert" het moeilijker lezen van een scherm.

Dat suggereert een keuze tussen digitaal en papier.
Maar uit het onderzoek in kantoren blijkt nu net dat we beide media naast elkaar gebruiken. We hebben ze allebei nodig om efficiënt te werken.

En als je schrijft dat je meerdere artikelen naast elkaar kan openen, dan ben ik benieuwd naar de grootte van je computerscherm... Op het scherm van mijn laptop past er maar één.

[Geplaatst door: Tjeerd]

(10)

De computer en het papier zouden m.i. idealiter naast elkaar moeten bestaan en elkaar moeten aanvullen in plaats van uitsluiten. Zo zijn computers ook een goede aanvulling in het onderwijs als naslagwerk en communicatiemedium, maar ook hier las ik recent een interessant artikel: https://www.scientificamerican.com/article/a-learning-secret-don-t-take-notes-with-a-laptop/.

[Geplaatst door: zuipschuit]

(11)

Op zich is papier helemaal niet zo slecht als je het op de juiste manier gebruikt.

Als je afdrukt en correct archiveert kun je die afdruk nog tientallen jaren behouden en raadplegen. Die informatie electronisch bewaren blijft continue energie verbruiken, veel meer dan we allemaal vermoeden.

Voorbeeld, mijn cursussen van meer dan 40jaar oud, kan ik nog steeds raadplegen, zelfs laten zien aan mijn kleinkinderen. De info die ik toendertijd opsloeg op cassette en floppy zijn nu allemaal onleesbaar geworden...

[Geplaatst door: Ronny]

(12)

Qua reclame; die is in mijn inbox nog ergerlijker dan in mijn brievenbox; de tijd die je verliest met ongevraagde inmails te verwijderen en nog meer tijd om je op al die website "uit" te schrijven en dan werkt het ook nog soms niet ....

Merk dat ik best veel dingen uitprint.
Ik werk in een matrixstructuur met veel ingangen en ieder onderwerp dat je behandelt leidt tot mails die in verchillende folders gekopieerd zouden moeten worden om het overzicht te houden; behalve dat ik dan die ruimte in Megabytes niet krijg omdat er zelfs daarvoor kompetitie is; is het meestal zo dat ik bvb alles per leverancier op de PC klasseer en per onderwerp een overzicht probeer te maken van wat wanneer per mail de deur is uitgegaan of binnengekomen. Maar essentiële dingen zijn nog altijd praktischer in een dossiertje.

Bovendien heb ik het al een paar voorgehad dat mijn informaticadossiers door issues met de centrale server in ons buurland ofwel verloren geraakt werden ofwel dat de struktuur van de informatica-archieven verloren ging. En vind dan nog maar iets terug .... Als ik zeker zou zijn van de betrouwbaarheid (bedoel ik nog niet eens privacy mee) van de informatica-opslag; dan zou ik veel minder printen eigenlijk.

[Geplaatst door: Toon]

(13)

De 'virtuele' kantoorinterface waar in een aantal reacties over gesproken wordt, is al een paar keer geprobeerd, maar met weinig succes. Microsoft Bob was zo'n project, de beruchte Clippy uit Word was daar nog een erfenis van.
In de praktijk blijken die virtuele kantooromgevingen de nadelen van papier en papierloos te combineren, zonder voordeel op te leveren.

Het valt me op dat zowat alle voorbeelden uit het stuk erg subjectief en ook wel cultureel bepaald zijn. We gebruiken papier omdat we papier gebruiken. Het hoort bij het kantoorleven zoals koffie en broodjes voor de lunch. Niet onbelangrijk, maar toch nog iets anders dan een inherent voordeel dat papier zou hebben.

Het voornaamste voordeel van papier lijkt me vooral dat het houvast biedt (letterlijk ook). Papier is onafhankelijk van een specifieke computer of specifieke software, met digitale bestanden blijkt dat wel eens het geval. Digitale informatie is ook moeilijk in te schatten qua toegankelijkheid/houdbaarheid. Enerzijds is een computerbestand snel gewist of kwijtgespeeld, anderzijds is zo'n bestand ook heel eenvoudig te kopiëren en verspreiden. Dat schept onzekerheid over wie welke informatie heeft en hoe zeker je kan zijn dat informatie goed is opgeslagen. Je hebt experts nodig om te beoordelen of je digitale informatie voldoende beveiligd is, met papier kan dat veel intuïtiever.

Daarnaast worden een aantal bestaande voordelen van digitale dragers nog onvoldoende uitgespeeld. Dingen zoals versiecontrole, indexering en catalogering, samenwerking aan één en hetzelfde document, etc. Veel heeft m.i. te maken met het feit dat digitalisering vaak vrij letterlijk een soort 'digitale A4' betreft. In plaats van het Word-document of de PDF af te drukken, houden we 'm digitaal, maar voor het overige blijven die documenten alle kenmerken van papier behouden. Dat hoeft eigenlijk helemaal niet, en beperkt de voordelen van digitalisering. HTML en wiki's zijn/waren stappen in de riching van een andere manier van omgaan met informatie, maar blijken vaak te complex, inflexibel, etc. En van zodra er ergens in een proces papieren documenten gebruikt worden, verlies je meteen een pak digitale voordelen.

Het papierloze kantoor zal er dus idd wellicht nooit echt komen. Maar door informatie te blijven zien als een verzameling 'documenten' in 'mappen', zien we ook veel voordelen van digitale informatieverwerking niet of onvoldoende. Die papierstapels zouden een heel pak minder hoog kunnen zijn.

[Geplaatst door: kris de decker]

(14)

@ Toon

Interessante inzichten. Maar toch één verduidelijking. Je schrijft dat "alle voorbeelden uit het stuk erg subjectief zijn". Ze komen echter allemaal uit de aangehaalde studies, die hun resultaten baseren op onderzoek in tientallen kantoren.

[Geplaatst door: roland]

(15)

@Toon,

@: "Digitale informatie is ook moeilijk in te schatten qua toegankelijkheid / houdbaarheid, een computerbestand snel gewist of kwijtgespeeld, anderzijds is zo'n bestand ook heel eenvoudig te kopiëren en verspreiden. Dat schept onzekerheid over wie welke informatie heeft en hoe zeker je kan zijn dat informatie goed is opgeslagen"
- Duidelijk een voorbeeld van slechte digitale werkwijze. Een goede beveiliging is digitaal zeker mogelijk, ook papier kan verloren gaan door water- of brandschade.
Met een goede werkwijze is duidelijk welke digitale versie de juiste is, papier is vaker verouderd!

- Waarom steeds de nadruk op de tegenstelling? Wie de tijd van tekst invoer op papier meemaakte met de omslachtige tekstverandering, kent de hinderlijke beperktheid van papier.

- @: “Navigatie doorheen digitale documenten is traag en frustrerend” Met de juiste trefwoorden is het zoeken in digitale teksten juist heel handig en snel, waarbij afstand niet telt!

- @: “Papier is snel toegankelijk” wie met archieven werkt, weet beter.
Het digitale energieverbruik vermindert niet met veel papier, integendeel het milieuverbruik van de printers komt daar nog bij.

[Geplaatst door: Richard]

(16)

Mensen zijn ook gewoontedieren...volgens mij hebben jongeren al minder problemen om zonder papier te werken dan ouderen. Of vergis ik mij? En ik heb ook wel eens gelezen dat mensen makkelijker onthouden wanneer ze schrijven dan typen. Is dat meegenomen in de onderzoeken? Zelf gebruik ik de app Noteshelf op een ipad en dan kun je hele boekenkasten met notitieboekjes vullen. Ben er heel blij mee. Zelf zou ik wel een programma/app willen gebruiken dat als ik teksten in een document/pdf arceer dat daarmee direct een samenvatting gemaakt wordt. Bestaat dat?

[Geplaatst door: Hedwig Billiet]

(17)

Dat jongeren minder problemen hebben om zonder papier te werken, kan ik gerust aannemen. Dagelijks stel ik bij hen veel meer slordigheid en onnauwkeurigheid vast bij het schrijven, versturen en opmaken van e-mails, documenten, enz. Een zekere achteloosheid die misschien te wijten is aan de vervaging tussen privé- en beroepsmatig gebruik van digitale middelen (bv. sociale media versus e-mail)?
Overigens, na het lezen van een artikel in Test-Aankoop over het energieverbruik van de Googleservers en van oude e-mails die blijven staan, vind ik de boodschap "bezint eer ge print" onderaan e-mailberichten, nog hypocrieter dan voorheen...Ik probeer nu tevens 'Ecosia' als zoekmachine te gebruiken.

[Geplaatst door: Wes]

(18)

In mijn eigen administratie werk ik papierloos. Waar mogelijk worden documenten digitaal verzonden en zit alles wat ik doe in de cloud. Maar vermits ik voor lokale overheden werk ben ik vaak genoodzaakt om uitgaande en officiële communicatie op papier te doen verlopen. Juridisch is het nu eenmaal niet anders. Alle Belgen hebben een "e-box" die gekoppeld is aan de e-id maar helaas onbekend is. Een oplossing zou zijn dat burgers de kans krijgen om te kiezen of ze overheidscommunicatie in die box afgeleverd krijgen in plaats van op papier. Het zou alvast een pak sneller gaan.

juridisch staat heel de structuur alvast klaar: https://overheid.vlaanderen.be/digitaal-tekenen

@Hedwig: wat die Google servers betreft heb je een punt maar daar zijn ze bij Google bewust een oplossing voor aan het zoeken https://www.google.com/intl/nl/about/datacenters/renewable/

Om een idee te geven hoe vastgeroest sommige gebruikers zitten in hun oude methodes. Vaak krijg ik een scan toegezonden via mail die eerst door de verzender is afgedrukt om vervolgens via de scanner te verzenden...